Hoppa direkt till innehållet
printicon
Huvudmenyn dold.

Kapitel 8, Dokument

Många dokument och dåligt märkta dokument gör det svårt att söka information och försämrar tillgängligheten. Ju mer innehåll vi presenterar i form av dokument, ju sämre sökresultat kommer vår webb att få, och ju fler användare får problem att komma åt informationen. I de flesta fall ska därför innehållet i ett dokument arbetas om till webbsidor och anpassas efter målgrupp.

Ibland är dokument okej

Använd dokument för innehåll som är

  • långt och i första hand är tänkt att läsas i utskrivet format.
  • statiskt över tid, såsom lagtexter, regleringsbrev och instruktioner.
  • beroende av att layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt.
  • bundna enligt lag att se ut på ett specifikt sätt.
  • innehåller matematiska formler eller andra element som kräver särskilda dokumentformat.

Alla dokument måste vara tillgänglighetsanpassade och sökbara

De dokument som måste läggas upp ska tillgänglighetsanpassas. Det innebär att det ska märkas upp på rätt sätt så att det blir rätt uppläst av en skärmläsare eller talsyntes. Alla rubriker, ingresser, brödtext och andra textdelar ska alltså formateras efter formatmallar. När det gäller PDF:er är det viktigt att texten är text, och inte en inscannad bild. Alla dokument ska också vara sökbara.

Instruktioner för hur du tillgänglighetsanpassar ett dokument hittar du i Manual:

Du kan kontrollera tillgängligheten på dina dokument på flera sätt:

  • Stelacons webbaserade gratisverktyg PDF-kollen på svenska.
  • Tingtuns webbaserade gratisverktyg EIII PDF checker håller på att uppdateras och översättas till svenska.
  • Adobe Acrobat Pro har en inbyggd funktion för tillgänglighetsgranskning.
  • Testa själv med talsyntes eller skärmläsare, och låt gärna synskadade personer testa att dokumentet läses upp korrekt för deras hjälpmedel.

Alla dokument måste ges en titel i Episerver

När du laddat upp ett dokument i Episerver måste du ge det en titel och ett filnamn, för att du ska kunna länka till och visa dokumentet. Utöver det kan du även välja att tagga ditt dokument med både organisation och nyckelord.

Titel och filnamn är viktiga för att användaren lätt ska förstå vad dokumentet handlar om när det syns i en resultatlista efter en sökning. Tänk därför på vilken titel och filnamn du ger ditt dokument. Titeln vänder sig i första hand till läsaren och bör tydligt visa vad dokumentet innehåller, till exempel Studiehandbok för tandläkarprogrammet, termin tre, eller Ansökan om utbytesstudier via Arkitekthögskolans avtal. Tänk på titeln som dokumentets rubrik.

Filnamnet är det som blir dokumentets url. Även filnamnet bör vara beskrivande för innehållet, men kortare. Var även försiktig med specialtecken, mellanslag och understreck i filnamn. Filnamnet för dokumenten skulle kunna vara Studiehandbok tandläkare och Ansökan utbytesstudier.

Även organisation och nyckelord är viktiga för sökning, men valfria att fylla i. Din uppladdade studiehandbok kan du om du vill till exempel tagga med den organisation som ansvarar för den och ett antal nyckelord som sammanfattar innehållet.

Dokument länkas till med puffblock eller textlänk

Precis som tidigare går det bra att länka till dokumenten med en vanlig textlänk. Om du inte vill länka till dokumentet i brödtext utan som relaterad information, gör du det med ett puffblock.

Lagen om e-plikt

Som myndighet är universitetet skyldig enligt lag att leverera elektroniskt material som publicerats på www.umu.se till Kungliga biblioteket (KB). Det rör sig exempelvis om dokument som riktar sig mot allmänheten. Du behöver alltså avgöra om du behöver skicka in din uppladdade fil till KB eller inte.

Vad är e-pliktigt och inte? En snabbguide

Formulär för att skicka in e-pliktiga filer

Övningsuppgifter

Om du inte redan är inloggad på testytan, öppnar du en ny flik eller nytt fönster och går till https://redaktorsstod.its.umu.se/episerver/. Logga in med ditt Umu-id. Det du gör i de här övningarna kommer du att behöva för att göra slutuppgiften.

Uppgift 18: Tillgänglighetsgranska ett dokument

  • Välj ett valfritt pdf-dokument och tillgänglighetsgranska med hjälp av någon av länkarna här ovanför. Om det inte är tillgängligt måste du inte göra ändringarna i dokumentet, men se över på vilka punkter det måste förbättras och fundera över hur du skulle gå till väga för att göra det tillgängligt.

Uppgift 19: Ladda upp ett dokument

  • Lägg upp det dokument du tillgänglighetsgranskat i den katalog du skapat i uppgift 11. 

Instruktion i Manual

Uppgift 20: Gör en länkning till dokument

• Gör en textlänk på valfri sida till det dokument du laddat upp.

Instruktion i Manual