Kapitel 7, Dokument

Ibland är dokument okej

Använd dokument för innehåll som är

• långt och i första hand är tänkt att läsas i utskrivet format.
• statiskt över tid, såsom lagtexter, regleringsbrev och instruktioner.
• beroende av att layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt.
• bundna enligt lag att se ut på ett specifikt sätt.
• innehåller matematiska formler eller andra element som kräver särskilda dokumentformat.

Alla dokument måste vara tillgänglighetsanpassade och sökbara

De dokument som måste läggas upp ska tillgänglighetsanpassas. Det innebär att det ska märkas upp på rätt sätt så att det blir rätt uppläst av en skärmläsare eller talsyntes. Alla rubriker, ingresser, brödtext och andra textdelar ska alltså formateras efter formatmallar. När det gäller PDF:er är det viktigt att texten är text, och inte en inscannad bild. Alla dokument ska också vara sökbara.

Instruktioner för hur du tillgänglighetsanpassar ett dokument hittar du i Manual:

• Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word
• Skapa tillgängliga PDF-filer från Microsoft Word
• Åtgärda icke-tillgängliga PDF-dokument med Adobe Acrobat Pro

Du kan kontrollera tillgängligheten på dina dokument på flera sätt:

• PAC 2021 - Gratis nedladdningsbart program till Windows
• axes4 PDF Accessibility Checker - Gratis webbaserat verktyg
• Adobe Acrobat Pro har en inbyggd funktion för tillgänglighetsgranskning.
• Testa själv med talsyntes eller skärmläsare, och låt gärna synskadade personer testa att dokumentet läses upp korrekt för deras hjälpmedel.

Alla dokument måste ges en titel i Episerver

När du laddat upp ett dokument i Episerver måste du ge det en titel och ett filnamn, för att du ska kunna länka till och visa dokumentet. Utöver det kan du även välja att tagga ditt dokument med både organisation och nyckelord.

Titel och filnamn är viktiga för att användaren lätt ska förstå vad dokumentet handlar om när det syns i en resultatlista efter en sökning. Tänk därför på vilken titel och filnamn du ger ditt dokument. Titeln vänder sig i första hand till läsaren och bör tydligt visa vad dokumentet innehåller, till exempel Studiehandbok för tandläkarprogrammet, termin tre, eller Ansökan om utbytesstudier via Arkitekthögskolans avtal. Tänk på titeln som dokumentets rubrik.

Filnamnet är det som blir dokumentets url. Även filnamnet bör vara beskrivande för innehållet, men kortare. Var även försiktig med specialtecken, mellanslag och understreck i filnamn. Filnamnet för dokumenten skulle kunna vara Studiehandbok tandläkare och Ansökan utbytesstudier.

Även organisation och nyckelord är viktiga för sökning, men valfria att fylla i. Din uppladdade studiehandbok kan du om du vill till exempel tagga med den organisation som ansvarar för den och ett antal nyckelord som sammanfattar innehållet.

Dokument länkas till med puffblock eller textlänk

Precis som tidigare går det bra att länka till dokumenten med en vanlig textlänk. Om du inte vill länka till dokumentet i brödtext utan som relaterad information, gör du det med ett puffblock.

Lagen om e-plikt

Som myndighet är universitetet skyldig enligt lag att leverera elektroniskt material som publicerats på www.umu.se till Kungliga biblioteket (KB). Det rör sig exempelvis om dokument som riktar sig mot allmänheten. Du behöver alltså avgöra om du behöver skicka in din uppladdade fil till KB eller inte.

Vad är e-pliktigt och inte? En snabbguide

Formulär för att skicka in e-pliktiga filer